É provável que você tenha ouvido termos como quarta revolução industrial, internet das coisas, transformação digital e outros que estão na moda. Possivelmente, também deve ser bombardeado por muito conteúdo sobre isso. Não é para menos, estamos em meio a uma mudança grande de paradigma. Mas isso não quer dizer que sua empresa deve passar a ter robôs e coisas do tipo para se modernizar. Automatizar os processos, por exemplo, é um caminho importante para aderir esse movimento de forma real e sustentável.

Na prática, automatizar os processos significa que a empresa deixa de executar atividades de forma manual e faz com que a tecnologia assuma um papel importante no dia a dia do negócio. São criados padrões a serem executados de acordo com necessidade do negócio e o grau de complexidade. Certas tarefas não podem ser totalmente automatizadas.

Pode ser que sua empresa ainda não adote algum tipo de automatização, mas, certamente, utiliza algum processo automatizado. Um dos exemplos mais comuns é o do banco. Quando você utiliza o internet banking para fazer uma transferência, por exemplo, a quantia que foi transferida é automaticamente debitada do seu saldo. Não é necessário que um funcionário atualize essa informação. O software faz isso sozinho.

Automatizar os processos no dia a dia da empresa

Agora, vamos falar da automação de processos no cotidiano operacional da sua empresa. Imagine seu estoque ou armazém. Como ele é organizado? Ainda é por meio de planilhas e controles extremamente complexos, que precisam ser constantemente atualizados manualmente para que você não perca o controle?

Se a resposta para a segunda pergunta for sim, você deve enfrentar um grande problema no gerenciamento do estoque, considerando o inventário dos produtos, a localização deles, a movimentação e outros detalhes. Com uma planilha ou qualquer outro tipo de controle manual, fica muito mais difícil fazer o acompanhamento do que entra e sai de forma precisa e ainda organizar os itens de forma que seja possível otimizar o espaço ou mesmo facilitar o envio para o cliente.

Sem dados e organização, é grande a chance de que você coloque na frente do estoque produtos com pouca saída, deixando os que vendem mais para o fundo. É um problema, não é mesmo? Afinal, dificulta a reposição, pois dá muito mais trabalho para tirar algo do fundo quando esse item tem muita procura.

Bom, agora coloque nesse processo o ingrediente da automatização. Imagine ter à disposição um software que registre a entrada de cada mercadoria, permita acompanhar em tempo real a movimentação dos produtos e tenha um mapeamento exato do que existe no estoque, a posição de cada item e diversas outras informações, como data de validade. Tudo de forma simples e clara.

Essa solução é o WMS (Warehouse Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Armazém), que garante rastreabilidade das mercadorias em todas as suas movimentações, do momento de seu recebimento até a sua expedição. Ela indica o passo a passo que precisa ser feito e ajuda, por exemplo, a priorizar a estocagem de produtos de acordo com o percentual de rotatividade.

A digitalização tem a ver com competitividade

Um ponto extremamente importante quando falamos em digitalização é a competitividade. A empresa que não se atualizar pode ficar para trás. Uma pesquisa de 2018 da Confederação Nacional da Indústria (CNI) aponta que 73% das 632 empresas ouvidas utilizam pelo menos uma das 13 tecnologias digitais consideradas nas entrevistas. Esse número era de 63% em 2016, ou seja, a adoção de tecnologia só aumenta.

Segundo a pesquisa, a indústria apostou na modernização para ganhar eficiência na produção e melhorar a gestão dos negócios. Entre os que já usam tecnologias digitais, 90% das empresas o fazem com foco no processo de produção ou gestão.

Pode parecer clichê, mas é uma questão de sobrevivência. Logo, não teremos mais espaço no mercado para empresas que nem sequer consideram a possibilidade de automatizar seus processos. Vamos relembrar o exemplo que citamos sobre o banco. Você imagina a tarefa de contabilização das transações sendo feita de outra forma que não seja automática? O que esperamos é o contrário, que esse movimento cresça a cada dia.

Como buscar a automatização?

Se você ainda não começou a automatizar os processos da sua empresa, é possível que isso ainda não tenha acontecido porque há uma ideia de custos altos e uma mudança radical dentro do negócio.

Claro que mudanças assim envolvem custos e mudanças na cultura da empresa. Mas aí é função do empresário buscar as melhores soluções. É necessário, primeiro, entender a realidade do seu negócio e as carências dos processos. Depois, ir ao mercado em busca de algum sistema que se encaixe nessa realidade, considerando o investimento e o retorno.

Algo muito importante é buscar fornecedores experientes, que conheçam o mercado e sejam capazes de ajudar sua empresa nessa importante transição. Se esse passo for dado com seriedade e cuidado, é possível que não exista traumas no percurso.

Em relação à cultura, o importante é conduzir um processo transparente. As pessoas já estão acostumadas com a tecnologia e, em muitos casos, estão ansiosas por soluções que facilitem o dia a dia no trabalho. Então, converse, explique e invista em capacitação.

Benefícios de automatizar os processos

Nós já falamos aqui em um dos principais pontos, que é a competitividade, mas existem alguns benefícios que precisamos destacar. Um deles é a agilidade. Os processos ficam muito mais rápidos quando são automatizados. A conferência do inventário, por exemplo, não depende de uma análise em planilhas, mas de uma olhada na tela de um software.

Outra vantagem é a redução de falhas. Processos automatizados reduzem consideravelmente as chances de falha humana, pois estamos lidando com funções padronizadas e realizadas por meio da tecnologia.

E as pessoas ficam com mais tempo liberado para tocar ações mais estratégicas, pois deixam de realizar tarefas meramente operacionais que consomem recursos das empresas.

Mais um benefício é a redução de custos. Os processos ficam mais baratos com o uso da tecnologia, pois o tempo reduzido significa, por exemplo, menos recursos alocados em uma tarefa, sem contar retrabalho e outras questões.

Sua empresa está pronta para dar esse importante passo? Então, entre em contato com a Softdata e conheça nossas soluções. Podemos ajudar sua empresa a automatizar seus processos. Conte com a gente!

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