Como você bem sabe, o prejuízo de enviar pedidos errados ou atrasados para os clientes pode ser enorme. Dependendo do impacto, estamos falando até de um cancelamento de contrato, que traz junto um arranhão na imagem da sua empresa. Bom, mas vamos então ao que interessa, que é ver como ter mais agilidade e confiabilidade na expedição do seu armazém, ou seja, garantir que seja enviado o produto certo, na quantidade e no tempo solicitado.

Antes de continuarmos, precisamos voltar um pouco dentro do processo. Como é o controle de armazenamento do estoque da sua empresa? Se for manual, feito com planilhas, anotações ou pela memória do operador, temos um grande problema que vai impactar diretamente na separação e embarque dos produtos. Vamos ver o motivo.

Quando esse controle é feito manualmente, a gestão dessas informações perde muito em confiabilidade. Alguma informação, em algum momento, vai se perder, pois pode ser anotada errada ou a anotação pode sumir, assim como a planilha pode ser corrompida. Se a confiabilidade e agilidade são prejudicadas com um controle manual, imagina com informações não confiáveis ou corrompidas, ou pior ainda: quando dependemos da experiência de alguém para executar o processo. O prejuízo pode ser grande.

Imagine que um dos seus clientes fez um pedido emergencial de um determinado item. Se você possui um controle falho por planilha, ou não trabalha sequer com planilha, precisa contar com a memória do operador, que sabemos serem competentes, mas são humanos. E é humanamente impossível guardar uma grande quantidade de informações de um processo e não falhar em algum momento. Agregando o fato de que podemos perder este operador experiente em algum momento (afastamento por doença, ou demissão), a situação pode quase que sair do controle mínimo exigido para a operação.

Então, o pedido está na mesa e sua equipe precisa urgentemente atendê-lo. Mas devido à um dos fatores citados acima (informações não confiáveis ou falta de alguém experiente) foi enviado justamente um lote que não atende a necessidade solicitada pelo cliente, ou então se deixou o lote mais antigo no estoque e enviado um lote recém produzido. Em apenas uma operação, é possível que o operador tenha cometido uma ou mais falhas graves, como por exemplo:

– Um lote mais antigo poderá vencer no estoque
– O cliente irá devolver o produto enviado por estar fora da especificação de lote (Shelf Life)

Como a tecnologia dá mais confiabilidade na expedição do armazém

Bom, falamos anteriormente que é humanamente impossível não errar alguma informação quando o trabalho de gestão do armazém é feito de forma manual. E aí que entra a tecnologia para resolver essa questão, dando muito mais precisão e controle para esse processo.

Quando falamos em confiabilidade no gerenciamento do armazém, uma ferramenta de controle atua basicamente em duas pontas para exercer esta confiabilidade. E junto com a confiabilidade, o ganho em agilidade também fica bem aparente.

Primeiramente a ferramenta deve ser capaz de gerenciar a entrada do material no armazém. Através de regras de armazenamento parametrizadas no sistema, a ferramenta é capaz de determinar qual a melhor localização para armazenar o produto naquele momento. Isso por si só já traz como fatores positivos uma melhor compactação no armazenamento (utilizar melhor os espaços disponíveis), e agilidade no processo de separação quando os produtos são armazenados em locais mais próximos à expedição.

O segundo ponto de controle é agir no processo de expedição, onde a ferramenta localiza de forma exata de onde o operador deverá separar o produto, e qual quantidade deve ser separada.

E tudo isso é possível porque o sistema trabalha com tecnologias como leitura de código de barras por exemplo, que dão maior confiabilidade e agilidade nos processos de armazenamento e expedição. Somente com uma leitura, várias informações como produto, quantidade, lote, fabricação e validade são apuradas simultaneamente. Além disso, toda movimentação realizada fica registrada no sistema.

Vamos voltar ao exemplo e imaginar aquela situação sendo administrada com uma solução. Quando recebesse o pedido, o operador receberia da ferramenta apenas a indicação de onde buscar o lote ideal e a quantidade a separar. Ou seja, com base em validade e localização, o operador precisa somente buscar no lugar indicado. Muito mais seguro e ágil, não é mesmo?

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